Gestión de proveedores, clave para una cadena de suministros exitosa

Bien sea con clientes, empleados, proveedores o distribuidores, las relaciones son el verdadero núcleo de los procesos productivos efectivos. Gestar y mantener relaciones de mutuo beneficio con proveedores es un eslabón indispensable para alcanzar operaciones eficientes y consolidar una cadena de suministro óptima en cualquier industria. De manera particular en la industria de alimentos, donde la posibilidad de pérdida y desperdicio están a la orden del dí­a, estas relaciones deben ser lo suficientemente sólidas, máxime en tiempos en que la transparencia, el comercio justo, la sostenibilidad y la seguridad alimentaria adquieren mayor relevancia. El primer paso para establecer dichas relaciones de mutuo beneficio es controlarlas para sacarles el mayor provecho; el segundo es comprender que, al igual que los clientes, los proveedores son importantes y que la relación con unos y otros debe ser activa y colaborativa, y no únicamente transaccional. Esto permite concebir modelos de negocio menos pasivos y más proactivos. De acuerdo con cifras de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI), la industria de alimentos y bebidas en Colombia, además de sólida (representa el 21,23 % PIB manufacturero y el 2,83 % del PIB nacional), está en continua expansión y tiene perspectivas de crecimiento significativas del 5 % para los próximos cinco años. Y, para una empresa dedicada a este negocio, este panorama positivo viene con la responsabilidad de implementar buenas prácticas en todos sus frentes operativos, pero ¿por dónde empezar? En IAlimentos le ofrecemos una guí­a simple para que a partir de una adecuada gestión de sus proveedores empiece a optimizar sus procesos.

Compartir constantemente información con los proveedores y establecer las prioridades de cada parte involucrada servirá para conocer las expectativas e intereses de cada uno.

Trabajo colaborativo: el punto de partida

Bien sea con clientes, empleados, proveedores o distribuidores, las relaciones son el verdadero núcleo de los procesos productivos, y del manejo que se les dé depende el éxito en cada eslabón de la cadena de suministro. Al ser un punto de partida, el caso de los proveedores es determinante para asegurar la calidad del producto final y la seguridad en la industria de alimentos, por ello, es importante tener en cuenta estas recomendaciones:

1. Compartir constantemente información con los proveedores y establecer las prioridades de cada parte involucrada servirá para conocer las expectativas e intereses de cada uno en la relación comercial y encontrar futuras sinergias que les permitan trabajar en la misma dirección.
2. Así­ como gestionar proveedores es sinónimo de ganarse su confianza y lograr que se comprometan con la compañí­a para apoyarla en lograr sus objetivos comerciales, no se puede perder de vista que para ellos también es importante que las empresas, es decir, sus clientes, se comprometan con ellos de igual manera.
3. Involucrar a los principales proveedores en el diseño e implementación de las estrategias de ventas o crecimiento de la empresa, les da la confianza que requieren para comprometerse con una relación en el largo plazo y ayuda a la compañí­a a ver sus operaciones desde otras perspectivas.
4. En tanto la calidad de los productos esté asegurada, los tiempos sean adecuados, y los precios sean lo suficientemente competitivos, nada se compara con tener relaciones de largo alcance. Siempre será válido hacer todo lo posible y razonable por mantener relaciones duraderas con buenos proveedores.
5. Un proveedor es un aliado. Por esto, entender a profundidad su modelo de negocio será indispensable para lograr negociar y llegar a acuerdos comerciales que permitan el mutuo beneficio.

Innovar y arriesgar sí­, pero razonablemente

Aun cuando cambiar un proveedor que no está cumpliendo con las expectativas de la empresa represente un costo adicional, vale la pena arriesgarse a conocer uno nuevo. Particularmente, en la industria de alimentos y bebidas no es permitido negociar ciertos aspectos determinantes, por ejemplo el cumplimiento de normas de salubridad o de requisitos legales para el funcionamiento, por eso, cuando de encontrar nuevos proveedores se trata, es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Cumplimiento al detalle de las reglamentaciones de la industria.
• Calidad de la materia prima o el servicio ofrecido.
• Precio competitivo.
• Factores relacionados con el desempeño, tales como: entregas rápidas, capacidad de respuesta inmediata y óptimo servicio post venta, entre otros.
• Capacidad logí­stica y comercial real.

Es vital para las compañí­as de alimentos programar las compras teniendo en cuenta los momentos de liquidez, la capacidad de endeudamiento y el inventario actual.

Pero tomar este riesgo no consiste solo en 'auditar' a un posible proveedor sino, a la par, analizar la capacidad que tiene la empresa para establecer esta nueva relación comercial y prever qué tanto impactará esta nueva alianza a la cadena de suministro y, por consiguiente, a las ventas. Por lo tanto, hará falta establecer con claridad una polí­tica de compras en la que vale la pena incorporar criterios como:

• La manera de comunicar adecuadamente y en tiempos claros las especificaciones del producto o servicio que se adquirirá.
• Establecer con criterio realista los plazos y las formas de pago, de forma tal que no se vean afectados los intereses ni las operaciones de ninguna de las partes.
• Diseñar estrategias costo-beneficio para brindar soporte técnico y capacitación a los proveedores.
• Programar las compras teniendo en cuenta los momentos de liquidez, la capacidad de endeudamiento y el inventario actual.

Incursionar en el universo tecnológico exige el desarrollo de capacidades analí­ticas especializadas para mejorar las operaciones, la rentabilidad de la empresa y, evidentemente, la relación con los proveedores.

Apropiar tendencias es hacer frente desafí­os globales

Por buenos que sean, los cambios suelen representar grandes inversiones de tiempo, de capital o de recurso humano y por ello tienden a generar temor. Pero como no existe nada más cambiante que las lógicas contemporáneas del mercado –las cuales proponen dinámicas de relacionamiento comercial que más allá de novedosas son, francamente, retadoras– solo resta entender las nuevas tendencias. Lo principal será asumir un cambio de mentalidad frente a lo que es un proveedor, es decir, aquel aliado estratégico indispensable para la innovación y fundamental para concebir estrategias de pronto retorno de inversión. En segundo lugar, está comprender el crecimiento agigantado de la digitalización, la automatización y sus vertientes tecnológicas como la inteligencia artificial, la robótica y el blockchain. Incursionar en este nuevo universo tecnológico exige el desarrollo de capacidades analí­ticas especializadas para mejorar las operaciones, la rentabilidad de la empresa y, evidentemente, la relación con los proveedores. De igual manera, hará falta prestar mayor atención al riesgo fí­sico y digital, así­ como al atribulado ambiente polí­tico, social y económico mundial. Entendiendo principalmente que cuando de convenios comerciales se trata, ya nada está escrito sobre piedra, pues la flexibilización es la verdadera piedra angular de estos acuerdos.

Aun cuando cambiar un proveedor que no está cumpliendo con las expectativas de la empresa represente un costo adicional, vale la pena arriesgarse a conocer uno nuevo.

Tecnologí­a, aliada indiscutible

La gestión de proveedores no es un tema menor y, no en vano, el mercado se ha visto bien abastecido de soluciones de software para facilitar este proceso. Pero, aunque las opciones parezcan casi infinitas, vale la pena revisar en profundidad qué ofrecen verdaderamente y si las funciones se ajustan a los requerimientos especí­ficos de cada empresa. En cualquier caso, estos son los módulos de los que no se puede prescindir en una solución de este tipo:

• Relaciones con los proveedores: para supervisar el estado de cada proveedor en función de la satisfacción del cliente.
• Activos: con el fin de hacer seguimiento a la transparencia en el uso de los activos reales y así­ vincular órdenes de compra y facturas.
• Contratos: para tener control de documentos relacionados con los proveedores, como polí­ticas, procedimientos y demás documentación de cumplimiento.
• Gestión del desempeño: con el fin de medir el rendimiento de los proveedores y asegurar su cumplimiento.
• Riesgos y cumplimiento: para supervisar y evaluar los posibles riesgos.
• Administración de servicios y problemas: para supervisar los servicios y resolver los problemas relacionados con los proveedores.