Para generar una factura en papel es necesario crearla, imprimirla, archivarla, introducirla en un sobre, enviarla por correo postal, confirmar su recepción, tramitarla y contabilizarla manualmente y, por último,  proceder a su pago; con la factura electrónica estos pasos se reducen sustancialmente, al poder realizar su validación en tiempo real y realizar el pago de forma inmediata.

Según Alberto Redondo, director de marketing de SERES, empresa especialista en servicios de intercambio electrónico seguro de documentos, la utilización de la factura electrónica “facilita la implementación de un proceso digital completo, como es la recepción y emisión de facturas, y cierra el ciclo de otros procesos como la identificación, registro, aprobación o rechazo, seguimiento, contabilidad y reporte financiero, pago y cobro (tesorería), etc., animando a los departamentos financieros a su transformación y a pasar de ser un centro de coste a aportar más beneficios financieros que la propia actividad comercial de la empresa”.

Estos beneficios de la facturación se extiende también a la relación de la empresa con sus clientes y proveedores, lo cual acelera la adopción del intercambio de documentos electrónicos distintos a la factura electrónica como contratos, pedidos, guías de remisión y un largo número de otros documentos que pasan del papel al formato electrónico.

Otro de los “efectos digitales” de la factura electrónica, tiene que ver con la seguridad. Su adopción va acompañada del uso de la firma y los certificados digitales, creando una cultura de seguridad digital en el negocio.


"El uso de la firma electrónica aporta un valor diferencial al permitir asegurar la integridad del contenido, el no repudio y autenticidad en el emisor"
- Alberto Redondo, director de marketing de SERES

Las empresas colombianas han entendido muy bien ese proceso que debe ser invisible para el usuario, es decir, la empresa debe emitir la factura y debe ser el operador de factura electrónica quien de soporte a todo lo necesario para la utilizar firma y la seguridad de su uso. Este es un elemento que le facilitará la vida, tanto a empresarios y proveedores, como a clientes.